CAF w Urzędzie Gminy Chełmiec
Metoda CAF powstała w wyniku porozumienia zawartego pomiędzy ministrami krajów członkowskich UE, odpowiedzialnymi za administrację publiczną. CAF powstał m.in. po to, aby:
- promować systemy zarządzania jakością w sektorze publicznym w państwach europejskich,
- wspomagać dzielenie sie doświadczeniem i dobrymi praktykami,
- wprowadzać działania benchmarkingowe w sektorze publicznym w Europie.
Powszechny Model Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu poprawę zarządzania. Model skupia się na przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych.
Model CAF udostępniany jest publicznie. Instytucje mogą korzystać z niego w sposób dowolny. Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera sie na założeniu, iż osiągniecie pożądanych rezultatów działań organizacji zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy zarządzania zmianą. Dzięki niej organizacje wyrażające chęć wdrożenia systematycznego procesu doskonalenia swoich działań uzyskują proste, przystosowane do specyfiki sektora administracji publicznej, narzędzie samooceny.
Samoocena oparta o Model CAF dostarcza organizacji informacji będących podstawą do doskonalenia systemu zarządzania organizacją, poprzez:
- identyfikację mocnych stron,
- identyfikację obszarów do doskonalenia,
- opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,
- możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej (benchmarking),
- wsparcie dla organizacji w procesie przedwdrożeniowym systemów zarządzania jakością lub w procesie doskonalenia systemu zarządzania.
Samoocena powinna być przedsięwzięciem cyklicznym, a wyniki każdej samooceny powinny być wykorzystane do planowania i realizacji działań usprawniających funkcjonowanie organizacji. Istotne jest wiec pozyskanie informacji na temat słabych stron organizacji – obszarów wymagających poprawy, które są podstawa do określenia przedsięwzięć doskonalących.
Urząd Gminy Chełmiec w lutym 2015 roku przystąpił do uczestnictwa w projekcie pn. "Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST " w zadaniu pn „Przegląd standardów zarządzania jakością (CAF/PRI) w JST” realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Działanie 5.2 Poddziałanie 5.2.2 współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego na podstawie umowy o dofinansowanie z dnia 30 kwietnia 2013 r. dotyczącej realizacji projektu nr POKL.05.02.02-00-001/12 oraz umowy partnerskiej z dnia 9 kwietnia 2013 r. zawartej pomiędzy Uniwersytetami: Łódzkim, Ekonomicznym w Krakowie działającym przez jednostkę pozawydziałową Małopolską Szkołą Administracji Publicznej, Warmińsko-Mazurskim, a Ministerstwem Administracji i Cyfryzacji, będącym Liderem niniejszego Partnerstwa. Projekt realizowany jest w okresie od 01.03.2013 r. do 30.11.2015 r.
2 luty 2015 roku Informacja CAF w Urzędzie Gminy Chełmiec
W dniu 2 lutego 2015 roku Urząd Gminy Chełmiec przystąpił do uczestnictwa w projekcie „Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST” w zadaniu pn. „Przegląd standardów zarządzania jakością (CAF/PRI) w JST.
Projekt realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Działanie 5.2, Poddziałanie 5.2.2 współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego na podstawie umowy o dofinansowanie z dnia 30 kwietnia 2013 r. dotyczące realizacji projektu nr POKL.05.02.02-00-001/12 oraz umowy partnerskiej z dnia 9 kwietnia 2013 r. zawartej pomiędzy Uniwersytetami: Łódzkim, Ekonomicznym w Krakowie działającym przez jednostkę pozawydziałową Małopolską Szkołę Administracji Publicznej, Warmińsko-Mazurskim a Ministerstwem Administracji i Cyfryzacji, Będącym Liderem Partnerstwa. Projekt realizowany jest w okresie 01.03.2013 do 30.09.2015.
W ramach realizacji zadania Urząd Gminy Chełmiec bierze udział w:
- w ramach I etapu: udział w szkoleniach i doradztwie dla JST oraz pracowników JST w zakresie wdrażania CAF,
- w ramach II etapu: udział w procesie poświadczenia jakości zastosowania CAF.
23 lipca 2015
W dniu 31 lipca 2015 roku odbędzie się „Szkolenie wstępne dla zespołu samooceny” Oprócz członków zespołu samooceny powołanego” Zarządzeniem nr 118/2015 z dnia 29 lipca 2015 roku dla których szkolenie jest obowiązkowe zapraszamy inne osoby zainteresowane uczestnictwem w szkoleniu.
29 lipca 2015 roku Powołanie samorządowego zespołu ds. CAF oraz przyjęto plan komunikacji.
W dniu 29 lipca 2015 roku na podstawie Zarządzanie nr 118/2015 Wójta Gminy Chełmiec został powołany Samorządowy zespół ds. CAF, który dokona I samooceny w Urzędzie Gminy Chełmiec wg wspólnej metody oceny CAF. Na koordynatora ds. CAF został powołany Artur Boruta –Sekretarz Gminy Chełmiec.
W skład zespołu weszły następujące osoby: Artur Boruta, Artur Bochenek, Małgorzata Szkarłat, Ewa Waskań, Paweł Rodak, Agnieszka Machowska, Marcin Bulanda, Jakub Potoczek, Joanna Surówka, Kinga Chrząstowska, Piotr Sobczyk, Beata Śliwa.
Zarządzeniem Nr 118/2015 został również wprowadzony plan komunikacji w ramach projektu CAF.
10 sierpnia 2015 roku Rozpoczęcie samooceny w Urzędzie Gminy Chełmiec
W dniu 10 sierpnia 2015 roku w Urzędzie Gminy Chełmiec powołany zespół ds. CAF rozpoczął proces samooceny. Zespół został podzielony na trzy podzespoły, w którym każdy zespół dokona samodzielnej oceny trzech kryteriów. W dalszej kolejności uzgodniona zostanie wspólna ocena.
4 września 2015 roku Przyjęcie sprawozdania z I oceny samooceny ds. CAF
W dniu 4 września 2015 roku na podstawie Zarządzanie nr 145/2015 Wójta Gminy Chełmiec zostało przyjęte sprawozdanie z I samooceny z wykorzystania modelu CAF.
7 września 2015 roku Przyjęcie planów doskonalenia oraz powołanie zespołów zadaniowych
W dniu 7 września 2015 roku na podstawie Zarządzanie nr 146/2015 Wójta Gminy Chełmiec zostały przyjęte plany doskonalenia w związku z przeprowadzeniem I samooceny ds. CAF oraz powołano zespoły zadaniowe. Przyjęto trzy plany doskonalenia:
1) Plan doskonalenia nr 1/2015 pod nazwą „Opracowanie procedury przeglądu i aktualizacji strategii rozwoju gminy Chełmiec” oraz powołuje się zespół zadaniowy do spraw realizacji tego planu w składzie:
a) Pan Artur Bochenek – Zastępca Wójta Gminy Chełmiec – Kierownik projektu/Lider zespołu,
b) Marcin Bulanda – Kierownik Wydziału Projektów Unijnych – członek zespołu,
c) Joann Surówka – Wydział Projektów Unijnych – członek zespołu.
- treść planu nr 1/2015 zawiera załącznik nr 1 do zarządzenia
2) Plan doskonalenia nr 2/2015 pod nazwą „Dokonać analizy i aktualizacji regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Chełmiec” oraz powołuję zespół zadaniowy do spraw realizacji tego planu w składzie:
a) Artur Boruta – Sekretarz Gminy Chełmiec - Kierownik projektu/Lider zespołu
b) Marcin Bulanda – Kierownik Wydziału Projektów Unijnych – członek zespołu
c) Ewa Waskań – Kierownik Wydziału Finansow-Księgowego - członek zespołu
d) Paweł Rodak – Kierownik Wydziału Podatków - członek zespołu
e) Agnieszka Machowska – Kierownik Wydziału Geodezji, Budownictwa i Ochrony Środowiska - członek zespołu
f) Beata Śliwa – Kierownik Wydziału Projektów Unijnych - członek zespołu
g) Kinga Chrząstowska – pracownik wydziału projektów unijnych - członek zespołu
- treść planu nr 2/2015 zawiera załącznik nr 1 do zarządzenia
3) Plan doskonalenia nr 3/2015 pod nazwą „Opracowanie i wdrożenie kart usług” oraz powołuję zespół zadaniowy do spraw realizacji tego planu w składzie:
a) Artur Boruta – Sekretarz Gminy Chełmiec Artur Boruta - Kierownik projektu/Lider zespołu
b) Marcin Bulanda – Kierownik Wydziału Projektów Unijnych - członek zespołu
c) Ewa Waskań – Kierownik Wydziału Finansow-Księgowego - członek zespołu
d) Paweł Rodak – Kierownik Wydziału Podatków - członek zespołu
e) Agnieszka Machowska – Kierownik Wydziału Geodezji, Budownictwa i Ochrony Środowiska - członek zespołu
f) Beata Śliwa – Kierownik Wydziału Projektów Unijnych - członek zespołu
g) Kinga Chrząstowska – pracownik wydziału projektów unijnych - członek zespołu
- treść planu nr 3/2015 zawiera załącznik nr 1 do zarządzenia
1 października 2015 roku Informacja z realizacji planu doskonalenia nr 2/2015 dotyczącego analizy i aktualizacji regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Chełmiec
Na posiedzeniu zespołu zadaniowego z dnia 11 września 2015 roku przyjęta została procedura monitorowania i aktualizacji regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Chełmiec, która przedstawia się następująco:
- W terminie do 25 września 2015 roku Kierownicy poszczególnych wydziałów dokonają przeglądu zapisów obowiązującego regulaminu organizacyjnego pod kątem realizowanych przez dany wydział zadań.
- W wyniku przeprowadzonego monitoringu jeżeli zajdzie taka konieczność w terminie do 7 dni od sporządzenia raportu z monitoringu zostanie opracowany projekt regulaminu organizacyjnego i przekazany zostanie do zatwierdzenia wójtowi. Osoba Odpowiedzialna Artur Boruta Sekretarz Gminy Chełmiec
- Kolejne analizy zapisów regulaminu organizacyjnego (monitoring) zostaną przeprowadzone w terminie do 30 listopada 2015 roku a od początku stycznia 2016 roku cyklicznie z częstotliwością na koniec każdego kwartału w danym roku.
- W wyniku przeprowadzonych kolejnych monitoringów jeżeli zajdzie taka konieczność w terminie 7 dni od sporządzenia raportu z monitoringu zostanie opracowany projekt regulaminu organizacyjnego i przekazany do zatwierdzenia wójtowi. Osoba Odpowiedzialna Artur Boruta Sekretarz Gminy Chełmiec
- W terminie do 31 stycznia 2016 roku zostanie sporządzone sprawozdanie z realizacji Planu doskonalenia nr 2/2015.
Raport z monitoringu z dnia 26 września 2015 roku:
W wyniku przeprowadzonej analizy Kierownik Wydziału Projektów Unijnych Marcin Bulanda zgłosił konieczność dokonania zmian regulaminu organizacyjnego w związku z utworzeniem z dniem 1 października 2015 roku Gminnego Centrum Funduszy Europejskich jako odrębnej jednostki organizacyjnej. W związku z utworzeniem GCFE konieczne jest wykreślenie ze struktury organizacyjnej Urzędu Gminy Chełmiec całego wydziału projektów unijnych oraz zadań realizowanych przez ten wydział.
Pozostali członkowie zespołu zadaniowego nie zgłosili żadnych propozycji zmian obowiązującego regulaminu organizacyjnego.
Ustalono, iż Sekretarz Gminy Chełmiec Artur Boruta przygotuje nowy regulamin organizacyjny do zatwierdzenia wójtowi tak aby mógł obowiązywać od dnia 1 października 2015 roku.
W związku z dokonanym monitoringiem z dnia 26 września 2015 roku zapisów regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Chełmiec przygotowane zostało zarządzenie nr 166/2015 z dnia 30 września 2015 roku, które zostało zaakceptowane przez wójta gminy Chełmiec.
Zespół zadaniowy:
- Artur Boruta – Sekretarz Gminy Chełmiec
- Marcin Bulanda – Kierownik Wydziału Projektów Unijnych
- Ewa Waskań – Kierownik Wydziału Finansowo-Księgowego
- Paweł Rodak – Kierownik Wydziału Podatków
- Agnieszka Machowska – Kierownik Wydziału Geodezji, Budownictwa i Ochrony Środowiska
- Beata Śliwa – Kierownik Wydziału Promocji i Rozwoju
- Kinga Chrząstowska – pracownik wydziału projektów unijnych
20 listopada 2015 roku - Poświadczenie jakości zastosowania CAF w Urzędzie Gminy Chełmiec
W dniu 30 listopada 2015 roku w Urząd Gminy Chełmiec będzie wizytowany przez dwóch ekspertów w ramach poświadczenia jakości zastosowania CAF. Ten etap zakończy wdrożenie CAF w Urzędzie Gminy Chełmiec.
Zarządzenie nr 118/2015 z dnia 29 lipca 2015 roku w sprawie powołania Samorządowego Zespołu ds. CAF